秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

概要： 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 （*）宣布议程 （*）说明人员缺席情况 （*）宣读并通过上次会议的记录 （*）财务主管报告 （*）其他报告 （*）新的议题 （*）有关人事任命 （*）提名并选举新的负责人 （*）通知有关事项 （**）宣布休会 二、综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 *、交通便利； *、会场的大小应与会议规模、主题相符； *、场地要有良好的设备配置； *、应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰； *、选择会议地点应考虑有无停车场所； *、场地租借的成本必须合理。 第二节会议中的服务 一、为会议记录做好准备工作 *、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸； *、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录； *、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用； *、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者； *、在利用录音机

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   会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。
   （*）宣布议程
   （*）说明人员缺席情况
   （*）宣读并通过上次会议的记录
   （*）财务主管报告
   （*）其他报告
   （*）新的议题
   （*）有关人事任命
   （*）提名并选举新的负责人
   （*）通知有关事项
   （**）宣布休会
   二、综合考虑各种因素选择恰当的会议地点
   *、交通便利；
   *、会场的大小应与会议规模、主题相符；
   *、场地要有良好的设备配置；
   *、应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰；
   *、选择会议地点应考虑有无停车场所；
   *、场地租借的成本必须合理。
   第二节会议中的服务
   一、为会议记录做好准备工作
   *、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；
   *、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录；
   *、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用；
   *、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者；
   *、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途故障。
   二、会议记录的内容
   *、会议描述：包括会议类型、时间、日期、地点。
   *、与会者姓名：主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。
   *、会议过程：宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议上的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。
   *、

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www.88haoxue.com主席、记录员签名。
   三、会议记录的要求
   *、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。
   *、完整：会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。
   *、简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。
   *、准确：会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。
   四、会议秘书要积极搞好对外宣传的工作
   *、妥善处理与新闻媒体的关系。
   *、注意内外有别，严守单位秘密。
   *、在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
   *、秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。
   *、在会议结束后，秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。
   五、会议保卫工作
   *、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫。
   *、会议重要文件的保卫。
   *、会场和驻地的保卫。
   *、会议的各种设备用品的保卫。
   *、与会者私人贵重物品的保卫。
   第三节会议的善后工作
   第四节商务活动
   一、常见的开放参观活动主题。
   二、安排开放参观的内容一般包括：
   *、情况介绍
   *、现场观摩
   *、实物展览
   三、做好解说及接待准备
   *、挑选并培训导游或解说人员；
   *、制作并寄发请柬；
   *、设立接待服务处；
   *、准备特殊的参观用品；
   *、准备礼品或纪念品。
   四、商务活动注意事项
   *、目的明确
   整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。
   *、时机选择要得当
   开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。
   *、处理好公开与保密的关系
   要过分了参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。
   *、安排好细节问题
   对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。
   *、精心做好展示工作
   包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。
   五、宴请程序。
   六、宴请的形式
   根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等
   第五节商务旅行
   一、商务旅行计划的内容。
   二、一份周密的旅程表主要包括内容
   *、日期
   *、时间
   *、地点
   *、交通工具
   *、具体事项
   *、备注
   三、秘书在为上司准备差旅时应履行的职责：
   *、准备旅行计划和旅馆信息；
   *、为商务洽谈搜集资料；
   *、决定旅行用品；
   *、提供行李准备的信息；

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